Gerenciamento de projetos

Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de projetos, ferramentas, processos, planos e dicas de planejamento de projetos

Aqui estão regras, processos e ferramentas para o planejamento de projetos e gerenciamento de projetos.

Projetos grandes ou complexos em grandes organizações muitas vezes exigem algum tipo de "patrocínio" executivo ou liderança. Isso é comumente chamado de "patrocínio de projeto" (ver a seção separada sobre o patrocínio do projeto).

Embora as habilidades de gerenciamento de projetos sejam obviamente importantes para os gerentes de projeto, curiosamente os métodos e ferramentas que os gerentes de projeto usam podem ser úteis para todos.

Uma "tarefa" não necessariamente tem que ser chamada de "projeto" para que os métodos de gerenciamento de projetos sejam muito úteis em seu planejamento e implementação. Mesmo a tarefa mais pequena pode se beneficiar do uso de uma técnica ou ferramenta bem escolhida de gerenciamento de projetos, especialmente na fase de planejamento.

Qualquer tarefa que requer alguma preparação para alcançar um resultado bem-sucedido, provavelmente será feita melhor usando alguns métodos de gerenciamento de projetos em algum lugar do processo. Os métodos de gerenciamento de projetos podem ajudar no planejamento e gerenciamento de todos os tipos de tarefas, especialmente atividades complexas.

O gerenciamento de projetos está principalmente associado ao planejamento e gerenciamento de mudanças em uma organização, mas um projeto também pode ser algo não relacionado a negócios - até mesmo uma situação doméstica, como mudar de casa ou planejar um casamento.

Os métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos podem, portanto, ser muito mais úteis do que as pessoas assumem.

As técnicas de gerenciamento de projetos e as ferramentas de planejamento de projetos são úteis para todas as tarefas nas quais diferentes resultados são possíveis - onde os riscos de problemas e falhas existem - e assim exigem planejamento e avaliação de opções e organização de atividades e recursos para obter um resultado bem-sucedido.

Projetos podem ser várias formas e tamanhos, desde o pequeno e direto para extremamente grande e altamente complexo.

Nas organizações e nas empresas, o gerenciamento de projetos pode se preocupar com qualquer coisa, particularmente introduzindo ou mudando coisas, em qualquer área ou função, por exemplo:

Pessoas, pessoal e gestão

produtos e serviços

Materiais, fabricação e produção

TI e comunicações

Planta, veículos, equipamentos

Armazenamento, distribuição, logística

Edifícios e instalações

Finanças, administração, aquisição e desinvestimento

compra

Vendas, vendas, marketing

Desenvolvimento de recursos humanos e formação

Atendimento ao cliente e relações

Qualidade, saúde e segurança,

Jurídico e profissional

Técnico, científico, de pesquisa e desenvolvimento

Desenvolvimento de novos negócios

E qualquer outra coisa que precisa de planejamento e gerenciamento dentro das organizações.

Gestão de projetos bem sucedidos, para projetos grandes ou pequenos, tende a seguir o processo descrito abaixo.

Os mesmos princípios, usados ​​seletiva e apropriadamente, também se aplicam a tarefas menores.

Técnicas de gerenciamento de projetos não são apenas para gerentes de projeto - eles estão disponíveis para qualquer um usar.

Processo de gerenciamento de projetos

1 - concordar com especificação precisa (termos de referência) para o projeto

Frequentemente denominado "termos de referência" do projecto, a especificação do projecto deve ser uma descrição precisa do que o projecto pretende alcançar, dos critérios e flexibilidades envolvidos, dos seus parâmetros, âmbito, alcance, produtos, fontes, participantes, orçamentos e calendários ( Cuidado - ver nota abaixo sobre o planejamento de prazos).

Tipicamente e antes do estabelecimento formal do projeto, os "termos de referência" do projeto são produzidos ou pelo menos redigidos em um nível fundamental por um "patrocinador do projeto" ou "executivo responsável" (do projeto). Muitas vezes, tal descrição inicial do projeto inicial de nível superior (um "business case" basicamente) é necessária para que o projeto seja justificado, aprovado e financiado em nível corporativo, antes do início do planejamento detalhado do projeto. O gerente de projeto, tipicamente designado pelo "patrocinador do projeto" ou o "executivo responsável", pode estar envolvido em vários graus na elaboração da descrição inicial do projeto corporativo ou do caso de negócios. Não é incomum que um gerente de projeto seja nomeado não oficialmente para a função de gerenciamento de projetos, aguardando a aprovação corporativa do próprio projeto ea nomeação formal do gerente de projeto. O patrocinador do projeto geralmente é um gerente ou executivo mais sênior do que o gerente de projeto, embora não seja necessariamente o "chefe" ou o gerente de linha hierárquica sênior ao qual o gerente de projeto normalmente reporta. Em geral, todos os projetos substanciais requerem um "patrocinador de projeto" ou um "executivo responsável", formal e sênior, embora os projetos menores que fazem parte das funções convencionais de um gerente e que não requerem aprovação específica do conselho ou da empresa não podem exigir um "patrocinador do projeto" , Caso em que a responsabilidade executiva para o projeto e o gerente de projeto pertence ao gerente / executivo de relatórios de linha de atuação normal.

Normalmente, o gerente de projeto deve consultar outros (especialmente o patrocinador do projeto) e então concordar com a especificação detalhada do projeto com os superiores e / ou autoridades relevantes. A especificação pode envolver vários rascunhos antes de ser acordado. Uma especificação de projeto é essencial na medida em que cria uma responsabilidade mensurável para qualquer pessoa que deseje, a qualquer momento, avaliar como o projeto está indo, ou seu sucesso na conclusão. Os termos de referência do projeto também fornecem uma disciplina e um quadro essenciais para manter o projeto no caminho certo e preocupados com os objetivos e parâmetros acordados originalmente. Uma especificação de projeto devidamente formulada e acordada também protege o gerente de projeto de ser responsabilizado por questões que estão fora do escopo original do projeto ou além do controle do gerente de projeto.

Esta é a etapa para acordar condições especiais ou exceções com aqueles em autoridade. Depois de publicar os termos de referência, você criou um conjunto muito firme de expectativas pelas quais você será julgado. Então, se você tem alguma preocupação, ou quer renegociar, agora é a hora de fazê-lo.

Os maiores projetos podem exigir várias semanas para produzir e concordar termos de referência do projeto. A maioria dos projetos de negócios normais, porém, exigem alguns dias pensando e consultando para produzir uma especificação de projeto adequado. Estabelecer e aceitar uma especificação de projeto é um processo importante, mesmo que sua tarefa seja simples.

Um modelo para uma especificação de projeto:

Descreva o propósito, objetivos e entregas.

Parâmetros estatais (prazos, orçamentos, alcance, âmbito, território, autoridade).

Estado de pessoas envolvidas e a forma como a equipe vai trabalhar (freqüência de reuniões, processo de tomada de decisão).

Estabelecer 'break-points' no qual a revisão e verificar o progresso, e como o progresso e os resultados serão medidos.

Separadamente, o acrônimo BOSCARDET fornece uma estrutura de exemplo útil para os cabeçalhos / seções de Termos de Referência: Antecedentes, Objetivos, Escopo, Restrições, Premissas, Relatórios, Dependências, Estimativas, Prazos. Esta estrutura não contém um cabeçalho específico para custos / orçamentos - estas considerações podem ser incluídas nas "Restrições" ou "Estimativas".

Como os projetos (e outras atividades que exigem termos de referência) variam consideravelmente, não há uma estrutura universal padrão para um documento de Termos de Referência. A responsabilidade cabe ao gerente de projeto ou ao líder assegurar que todas as questões relevantes e necessárias sejam incluídas, e esta interpretação local tende a implicar os cabeçalhos de TOR ea estrutura do documento. Brainstorming pode ser um processo útil pelo qual todos os critérios de referência relevantes podem ser identificados e estruturados.

As organizações podem ter estruturas TOR padrão, como o exemplo BOSCARDET, que é sensato usar quando aplicável, atento aos riscos de omissão ou complicação excessiva que podem surgir quando seguindo a prática padrão. Consulte também Termos de referência na seção do dicionário de negócios.

2 - planejar o projeto

Planejar as várias etapas e atividades do projeto. Sempre que possível (e certamente quando necessário) envolver sua equipe no planejamento. Uma dica útil é trabalhar para trás a partir do objetivo final, identificando todas as coisas que precisam ser colocadas no lugar e feito, em ordem inversa. Além disso, a partir dos primórdios do projeto, use brainstorming (observando idéias e pontos aleatoriamente - tipicamente com uma equipe de projeto), para ajudar a reunir pontos e questões e explorar inovações e idéias. Diagramas de espinha de peixe também são úteis para brainstorming e identificar fatores causais que poderiam ser esquecidos. Para projetos complexos, ou quando você não tem experiência das questões, envolver outras pessoas no processo de brainstorming. Depois disso, é uma questão de colocar as questões na ordem certa, e estabelecer relações e links entre cada questão. Projetos complexos terão um número de atividades correndo em paralelo. Algumas partes do projeto precisarão de outras partes do projeto para serem concluídas antes que elas possam começar ou progredir. Tais partes "interdependentes" de um projeto precisam ser cuidadosamente consideradas e planejadas. Alguns projectos exigirão uma fase de viabilidade antes da conclusão de um plano detalhado. Gráficos de Gantt e Análise de Caminho Crítico Os fluxogramas são duas ferramentas comumente utilizadas para o planejamento detalhado do gerenciamento de projetos, permitindo agendamento, cálculo de custos e orçamentação e outras finanças e gerenciamento de projetos e relatórios. Veja também o patrocínio do projeto para entender como o patrocínio do projeto pode ser integrado com as responsabilidades do gerente de projeto para o planejamento.

Prazos e custos do projeto

A maioria dos projetos chega tarde - é exatamente assim - então não planeje uma escala de tempo que seja excessivamente ambiciosa. Idealmente plano para alguns derrapagem. Se você recebeu um prazo fixo, planeje atendê-lo mais cedo e volte a trabalhar nessa data anterior. Construir algum deslizamento ou margem de manobra em cada fase do projeto. Err do lado de cuidado onde você pode. Projetos que deslizam para trás e são entregues tarde, ou que executar sobre o orçamento ou não cumprir outras exigências financeiras muitas vezes causam problemas significativos. Muitos planejadores são colocados sob pressão para entregar projetos mais cedo e mais custo-efetivamente do que é realista. Ambição e visando alto são boas atitudes, mas o planejamento sem a devida prudência e responsabilidade é estúpido. Investidores e executivos raramente questionam um plano ambicioso, mas rapidamente tomarão decisões muito cruéis quando qualquer projeto excessivamente ambicioso começar a falhar. Exercitar um pouco de realismo no início de um projeto sobre finanças e prazos pode salvar uma enorme quantidade de problemas mais tarde.

A equipe do projeto

Outra parte importante da fase de planejamento é escolher sua equipe. Tome muito cuidado, especialmente se você tiver membros da equipe imposto sobre você pelo brief do projeto. Selecionar e ganhar o compromisso dos melhores membros da equipe - seja diretamente empregado, freelance, contratantes, fornecedores, consultores ou outros parceiros - é crucial para a qualidade do projeto ea facilidade com que você é capaz de gerenciá-lo. Geralmente tente estabelecer sua equipe o mais rápido possível. Identificar ou nomear uma ou duas pessoas, mesmo durante o período de referência, é possível às vezes. A nomeação da equipe precoce maximiza sua propriedade e buy-in para o projeto, e maximiza o que eles podem contribuir. Mas tenha muito cuidado em nomear pessoas antes de ter certeza de quão boas elas são, e não até que elas tenham se comprometido com o projeto em termos que sejam claramente entendidos e aceitáveis. Não imagine que as equipes precisam estar cheias de membros da equipe de projeto pagos e oficiais. Alguns dos membros mais valiosos da equipe são assessores informais, mentores, ajudantes, que não querem nada além de estar envolvido e algumas palavras de agradecimento. Gestão de projetos em um orçamento apertado pode ser um negócio solitário - obter alguma ajuda de pessoas boas que você pode confiar, independentemente do orçamento.

Para planejar e gerenciar grandes projetos complexos com várias atividades paralelas e dependentes, você precisará criar uma 'Análise de Caminho Crítico' e uma planilha em MS Excel ou equivalente. A Análise de caminho crítico mostrará a ordem em que as tarefas devem ser executadas ea importância relativa das tarefas. Algumas tarefas podem parecer pequenas e insignificantes quando elas podem realmente ser extremamente influentes, permitindo atividades muito maiores para prosseguir ou dar melhores resultados. Um gráfico de Gantt é uma maneira útil de mostrar blocos de atividades ao longo do tempo ea um custo determinado e para gerenciar o projeto e seus custos ao longo do caminho.

Vários softwares de gerenciamento de projetos estão disponíveis, muitos dos quais são úteis, mas antes de tentar, você deve entender e se concentrar no desenvolvimento das habilidades de gerenciamento de projeto puro, que são descritos neste processo. O melhor software do mundo não vai ajudá-lo se você não pode fazer as coisas básicas.

Consulte também o patrocínio do projeto para uma explicação detalhada de como o papel do patrocinador do projeto pode estar envolvido com a equipe do projeto.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Aqui estão exemplos e explicações de quatro ferramentas comumente usadas no planejamento de projetos e gerenciamento de projetos, a saber: Brainstorming, Diagramas de Fishbone, Diagramas de Fluxo de Análise de Caminho Crítico e Gráficos de Gantt. Além disso, consulte separadamente a modelagem de processos de negócios e o gerenciamento de qualidade. Que contêm ferramentas e métodos relacionados além dos principais modelos de gerenciamento de projetos mostrados abaixo.

As ferramentas aqui têm suas forças e propósitos particulares, resumidas como um guia básico na matriz abaixo.